一、行政办公室工作职责
行政办公室是学院行政管理的办事机构,在院长的领导下,负责办理全院性的日常行政管理工作。行政办公室下设文秘组、行政组和档案室、文印室。其主要职责是:协助院长监督、检查、协调学院各部门的工作、组织全院性会议和活动。负责起草院行政综合性的工作计划、总结及相关文稿。负责收集信息,为领导建言献策。负责对外宣传和接待工作。严格掌握并正确使用学院印鉴、院长名章。负责学院公文的收发、档案管理和各种文件、资料的复印工作。负责学院车辆的管理和使用。
二、行政办公室各岗位工作职责
(一)行政办公室主任岗位职责
1、主持办公室日常工作,组织领导办公室人员完成各项工作任务;
2、负责院务会议记录工作和重要文件公函的起草,对上级文件、信件、来电提出贯彻处理意见,负责处理群众信访;
3、协助院长负责校内、外的联络工作,做好重要会议和校外来宾的各项安排工作;
4、加强与院内各部门的联系、熟悉情况,以便做好院领导的参谋和助手;
5、完成学院领导交办的其他工作。
(二)行政办公室副主任岗位职责
1、负责组织学院发展规划、行政工作计划、总结及工作报告等综合性文稿,签发以办公室名义印发的公文;
2、批转上级机关、兄弟单位及院内各单位来文;
3、协助院长、书记安排党委会、院长办公会、党政联席会,并组织督促、检查会议决议落实情况;
4、协助院领导开展调研、信访工作;
5、负责组织、协调对外联络和交流工作,负责学院来宾的接待工作;
6、协助院领导组织安排全院性重要活动,协调党政各部门之间的工作;
7、负责学院的综合统计和统计信息的发布,指导各单位的统计工作;
8、负责学院车辆管理工作;
9、负责学院保密工作;
10、负责学院外事工作;
11、负责学院档案工作;
12、负责学院宣传、通讯工作;
13、统筹学院应急维稳工作;
14、协助行政办公室主任,完成院领导交办的其它工作。
(三)文秘宣传主办科员岗位职责
1、具体负责党委会、院长办公会、党政联席会及其它重大会议的记录工作及会议纪要的整理工作;
2、协助办公室主任安排党委会、校长办公会、党政联席会,并协助督办检查会议决议落实情况;
3、具体负责相关会议、活动的通知工作;
4、负责行政及校办日常各类文稿的撰写工作,协助参与调研考察工作;
5、负责院内外宣传资料的撰写及宣传橱窗的制作等;
6、负责《校园简报》的信息收集、编写及发放工作;
7、具体负责全校各类综合性数据统计及审核、上报工作;
8、具体负责学院大事记、全宗介绍等档案编研工作;
9、负责收集、汇总学院工作计划、总结等,具体负责学院综合性文字材料的起草工作;
10、完成学院和行政办公室交办的其它工作。
(四)综合信息主办科员岗位职责
1、具体负责学院各类文件的编号、印刷、装订、用印、分发、归档工作;
2、具体负责学院各类印章的管理、使用工作;
3、具体负责各类来文的接收、登记、传阅工作;
4、审核打印件体式,查验文稿内容。制印、管理并使用学院公文文件头;
5、协助办公室主任做好学院保密工作;
6、协助办公室主任做好维稳应急工作;
7、协助办公室主任开展调研工作;
8、协助办公室主任做好信访工作;
9、具体负责办公室考勤及办公用品的发放工作;
10、完成学院和行政办公室交办的其它工作。
(五)档案管理员岗位职责
1、具体负责学院档案管理工作,检查、指导各部门档案建设工作;
2、具体负责学院各类档案归档、录入管理软件工作;
3、按照上级关于档案保密工作的规定,正确划分档案密级,做好档案的保密及每年文书档案的归档工作;
4、做好学院文件材料的整理、分类、鉴定、统计、保管和利用等工作;
5、做好全院各门类档案的接收整理、分类编目、借阅、保管、鉴定销毁、统计等工作;
6、做好档案的开放和利用工作,最大限度地发挥档案的资料查询功能;
7、做好全院教职工的集体和个人的荣誉或奖励的收集、登记、汇总、发布及上报工作;
8、做好档案的装订、清洁、修补、维护及档案的防火、防湿、防窃、防蛀等工作;
9、具体负责报纸、杂志订阅及信件收发工作;
10、完成学院和办公室交办的其它工作。
(六)行政主办科员岗位职责
1、协助办公室主任做好学院通讯和公务用车管理工作;
2、具体负责学院作息时间和值班工作安排;
3、具体负责领导办公室的日常管理及学院会议室的管理工作;
4、具体负责学院接待工作;
5、协助办公室主任做好对外联络和交流工作;
6、负责事业单位法人年审工作;
7、负责事业单位组织机构年审工作;
8、具体负责办公室固定资产管理工作;
9、完成学院和办公室交办的其它工作。
(七)网络信息员岗位职责
1、负责学院及办公室网页的维护工作,包括网上信息的传递、下载、发布及网页制作、更新、维护工作;
2、具体负责学院网络管理工作,负责学院网站的监控和管理工作;
3、具体负责校园网各类设备的检查、维护、维修工作,保证校园网络的稳定畅通;
4、具体负责学院服务器的监督与指导工作;
5、具体负责学院办公用计算机的维护、维修工作;
6、具体负责电子屏信息的发布、更新工作;
7、完成学院和办公室交办的其它工作。
(八)资产管理员岗位职责
1、具体负责学院固定资产管理工作,及时掌握本院固定资产的存量及增减变动情况;
2、根据设置的权限,和相关处室联系,严格按规程操作和维护好固定资产管理系统;
3、负责对学院的固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作,负责学院资产的帐、卡、物管理,办理出入库手续等日常管理工作;严格按照固定资产管理程序执行,必须做好固定资产数量和质量的验收,并对固定资产入库前编号,建立固定资产管理卡片,定期与资产的帐目核对,做到帐、卡、物相符,保证帐帐相符、帐物相符(时间、名称、单价、数量、金额、保管人等);
4、负责办理资产的调拨、转让、报损、报废等报、批手续,协助财务部做好清产核资工作;
5、负责本单位资产的合理配置,对本单位拟购置设备进行论证,履行资产购置的申报手续;
6、协助总务保卫部做好学院资产档案的收集、整理和管理工作;
7、参与学院新增设备的招标、采购、到货、验收等有关工作;
8、每年进行一次学院固定资产使用情况调研,合理配置与调配本单位资产,提高利用率,及时反馈在资产使用、管理过程中存在的问题,避免资源浪费;
9、完成学院和办公室交办的其它工作。
(九)驾驶员岗位职责
1、完成办公室交办的各类出车任务;
2、负责所驾驶车辆的维护、保养及安全使用工作;
3、负责对外文件转递及办公室外勤工作;
4、负责车辆的保险缴纳和定期保养工作;
5、及时报销车辆用油和车辆过路桥费;
6、协助办公室后勤接待工作;
7、完成学院和办公室交办的其它工作。
(十)文印员岗位职责
1、负责文印设备管理、使用、保养和维护工作;
2、消耗品管理以及成本核算工作;
3、保质、保量、按时完成各项文印任务,严格履行登记、签字手续,并做好统计和核算工作;
4、严格按照各类文印设备的操作规程进行操作,严禁非法操作,注意安全、爱惜设备。
5、熟练掌握各类文印设备的性能和操作方法,能排除一般性故障,定期做好保养工作。
6、妥善保管文印室内各类财物,注意节约纸张及其他文印用品,杜绝浪费;
7、严格遵守保密制度,凡涉及个人隐私和机密性的文件、资料绝不对外泄露,机密文件、材料要妥善保存、及时处理;
8、定期打扫文印室卫生,保持室内整洁;
9、完成学院和办公室交办的其它工作。