为加强学院各类印章管理，规范学院及各部门印章的使用，确保我院日常工作的有效开展，保证学院各类印章的可靠性和严肃性，特制定本办法。
一、总则
（一）院行政办公室是全院印章的归口管理部门，负责学院各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学院印章的使用管理,并监督院内各部门印章的使用管理。
（二）学院（学校）印章主要指：学院（学校）印章、学院党委印章、学院（学校）钢印、学院（学校）法人代表名章、学院（学校）财务专用章、法人代表印章及学院各部门印章等。
二、印章的使用范围
（一）学院（学校）印章的使用范围
1、海南省技师学院（海南省高级技工学校）印章用于以学院（学校）名义印发的各类公文、对外报送的各类报表、材料，各类证件、证书、聘书，各类合同、协议、科研项目、基金、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、基建报批等材料。
2、中共海南省技师学院委员会印章用于以学院党委名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，入党志愿书，出国政审材料等。
3、海南省技师学院（海南省技工学校）钢印用于学生毕业证书、学生证、毕业证明书、结业证书、肄业证书等证书的照片压印。
4、法人代表名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以院领导名义签发的信函等。
5、学院（学校）财务专用章、法人代表印章用于对外各类财务报表、资金支出和收入凭证等材料，由财务部根据财务工作需要用印，财务部负责人对财务专用章和法人代表印章的使用负责。
（二） 院内各部门印章的使用范围
1、院各部门印章，主要用于本部门职责范围内处理公务，向学院领导呈交的请示报告，与院内各部门交流和联系业务工作的函件、证明等。
2、院内各部门公章均不得对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，不得对外签订合同、协议；除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。
三、印章的使用程序
1、以学院、学院党委名义印发的各类公文，一律凭文稿呈院长或院党委书记（或院长、院党委书记授权的院领导）签字用印。已通过院长、院党委办公会议讨论的事项需上报的公文，凭文稿呈分管院领导签字用印。
2、工作证、学生证、退休证等各类证件，由职能部门统一造册，职能部门负责人签字审核，院办公室校核后报分管院领导签字批准后用印。涉及证明教职员工个人信息的用印件，须经人事部负责人签字同意后，经分管院领导签字后方可用印。
3、学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书、荣誉证书和各类聘书等，由相关职能部处统一造册，部室负责人签字审核，分管院领导签字批准，指定专人承办，到院办公室用印。
4、对外签署的各类合同、协议，须经院长（或院长授权的副院长）签字同意后，到办公室用印。法人代表委托书，由特聘律师核稿，并经院长（或院长授权的办公室主任）签字同意后，到院办公室用印。
5、有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定，各类专利、基金申请，项目、成果和奖励申报，基建、维修项目申报，月财务报表，银行汇兑，购房贷款申请，公车年检等各类常规性申报材料和证明性材料，由相应职能部室负责人签字同意后报分管院领导审核签字后到院办公室用印。
6、院长交院办公室保管的私人印章，除已经院长本人授权或会签的文件外，临时用印须征得院长本人同意。
7、凡不必正式行文但需以学院名义发出的文书或函件，应按规定格式书写或打印，由部室负责人在底稿上签字同意，经院办公室校核后，方可用印。
8、特殊情况下急需使用学院印章时，须经院办公室主任核准并电话报请相关院领导同意后方可用印，并留副件补签。
四、印章的管理
（一）学院授权院行政办公室管理和使用学院（学校）印章、学院党委印章、学院（学校）钢印、 院长名章及其他院级印章；授权财务部管理和使用学院（学校）财务专用章和法人代表印章。院内各部门其下属机构的印章由各部门办公室负责管理。
（二）印章的管理要求
1、明确责任：各部门负责人是本单位印章管理第一责任人。各部门应规范审批程序，做好用印登记，对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记，以备核查（详见附件《公章启用登记表》）。重要事项的用印，要根据职权划分情况经本部门主管领导批准。
2、专人管理：各部门必须指定专人负责管理及使用印章，并报院办公室备案。印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，并重新确定印章管理人员，做好交接手续。印章的交接手续由相关部门主管领导主持并记录备案。
3、妥善保管：各部门行政公章的存放或使用地点均在该单位办公室内。未经该部门第一负责人批准，不准在办公室以外地点存放或使用。印章必须妥善保养，确保印文清晰。
4、严格审核：印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料，了解用章内容，严禁未经主管领导批准擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。用印件涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。凡有下列情况之一的，印章管理人员应拒绝用印：
（1）上报及下发的用印件内容有误或批准权限不当；
（2）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用印件；
（3）未经职能部门负责人审核及院领导签发批准的用印件；
（4）非本院教职员工或与本院工作、业务无关的用印件；
（5）其他不得用印的情况。
5、规范用印：印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰。用印时间为工作日正常上班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。
（三） 外出用印由印章管理人员负责，并确保印章安全。
（四）凡私自刻制公章，或因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及单位负责人的经济和法律责任。
五、附则
（一）本规定由院行政办公室负责解释。
（二）本规定自印发之日起施行。
附件：《公章启用登记表》
2013年5月29日
公章启用登记表
|
时间
|
用印单位
|
用印事由
|
文件材料名称
|
份数
|
批准人
|
经办人
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|